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Leitfaden – Schritt für Schritt: Projektförderung der Kultur abteilung der Stadt Wien (MA 7)

Schritt 1: Ansuchen



Ansuchen für Projektsubventionen sind

  • mittels Formular „Subventionsansuchen“
  • zusammen mit der Kostenkalkulation in der dafür vorgesehenen Kalkulationstabelle
  • mit allfälligen weiteren notwendigen Unterlagen und Beilagen – siehe Förderbedingungen der Förderstellen
  • fristgerecht – siehe Förderbedingungen der Förderstellen

zu stellen.

Die Formulare und Kalkulationstabellen stehen auf den Webseiten der Kulturabteilung der Stadt Wien zum Download bereit.

 

Erklärungen zum Formular „Subventionsansuchen“

Faksimile Förderansuchen

  • Budgetjahr
    Jahr, in dem der beantragte Betrag ausbezahlt werden soll (in dem das Projekt stattfindet)
  • Name
    Für die meisten Förderungen kann ein Ansuchen nur von einem Verein, einer anderen juristischen Person oder einer eingetragenen Personengesellschaft gestellt werden. Wenn nichts davon vorhanden ist, empfehlen wir, so rasch wie möglich einen Verein zu gründen. Informationen über die Gründung eines Vereins gibt es in der Broschüre Kulturverein gründen und betreiben des Kulturinfoservices der IG KULTUR WIEN. Die Gründung eines Vereins dauert in der Regel zirka vier Wochen. Muss das Subventionsansuchen aber bereits gestellt werden, bevor es den Verein gibt, z. B. weil sonst Einreichfristen nicht eingehalten werden können, so empfehlen wir, im Ansuchen einzutragen, dass sich der Verein in Gründung befindet. Das Ansuchen wird in diesem Fall trotzdem behandelt. Fördergelder werden aber erst dann ausbezahlt, wenn die Gründung des Vereins abgeschlossen ist und ein eigenes Bankkonto des Vereins existiert.
  •  Bankverbindung
    Für die Auszahlung von Subventionen ist unbedingt ein eigenes Bankkonto des Vereins bzw. der anderen juristischen Person oder Personengesellschaft erforderlich.
  •  Vorsteuerabzubsgerechtigt
    Hier ist anzukreuzen, ob der Verein/die andere juristische Person/die Personengesellschaft vorsteuerabzugsberechtigt ist. Dieser Punkt ist wichtig, weil er darüber entscheidet, ob bei Kalkulation und Abrechnung des Projekts mit Brutto- oder Netto-Beträgen (inklusive oder exklusive Umsatzsteuer) gerechnet wird. Gemeinnützige Vereine sind in der Regel von der Umsatzsteuer befreit und daher nicht vorsteuer abzugsberechtigt, müssen also „Nein“ ankreuzen (zur Frage der Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht und der Vorsteuerabzugsberechtigung siehe Broschüre Kulturverein gründen und betreiben).
  • Finanzierung
    In diese Tabelle sind die Ergebnisse der Kalkulation, die in der dafür vorgesehenen Kalkulationstabelle gemacht wurde, einzutragen.
  • Gender Mainstreaming
    Genderaspekte sollen bereits bei der Konzeption von Projekten berücksichtigt werden.
    Zur Bewusstmachung und um wenigstens ansatzweise konkrete Zahlen erfassen zu können, ist hier der erwartete Anteil von Frauen* und Männern* an den Nutzer_innen des Projekts (Publikum, Besucher_innen ...) anzugeben.
    *Personen, die sich nicht in Kategorien eines binären Geschlechterkonzepts definieren, können hier nicht eingetragen werden. Die Summe der Anteile von Frauen und Männern ist daher nicht unbedingt 100 Prozent.
  • Projektbeschreibung
    In diesem Feld sollte das Projekt möglichst konkret beschrieben werden:
    • Beschreibung des Vorhabens
    • Ort der Veranstaltungen, Aufführungen, Vorführungen, Ausstellungen ...
    • Anzahl der Events, Aufführungen, Vorführungen, Ausstellungstage ...
    • verwendete Mittel (Bühne, Ton- und Lichtanlagen, Publikationen ...)
    • Angabe der beteiligten Künstler_innen (soweit bekannt; sonst angeben, bei wem bereits angefragt wurde)
    • Motivation, das Projekt durchzuführen, Nutzen des Projekts für die Stadt Wien und der Menschen, die in Wien leben ...
    Die Projektbeschreibung muss nicht exakt den dafür vorgesehenen Raum ausfüllen. Sie muss aber alle zur Beurteilung der Förderbarkeit erforderlichen Angaben beinhalten.
    Die Projektbeschreibung soll nicht zu lange werden, da die wesentlichen Informationen über das Projekt von den Bearbeiter_innen des Ansuchens oder von damit befassten Beirät_innen möglichst rasch erfasst werden sollen. Ergänzende Beilagen sind möglich.
    Einzelne Referate verlangen zusätzliche Beilagen. Die grundlegenden Informationen müssen aber unbedingt an dieser Stelle angegeben werden (also nicht bloß auf ausführlichere Beilagen verweisen).
  • Erklärungen
    • § 2 des Wiener Antidiskriminierungsgesetzes verbietet unter anderem jede unmittelbare und mittelbare Diskriminierung und Belästigung „aus Gründen der ethnischen Zugehörigkeit, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters, der sexuellen Orientierung, der Geschlechtsidentität und des Geschlechts, insbesondere auch auf Grund von Schwangerschaft und Elternschaft“ sowie „jede sexuelle Belästigung“. Als sexuelle Belästigung gilt gemäß § 3 Absatz 4 „ein der sexuellen Sphäre zugehöriges Verhalten [...], das ein der sexuellen Sphäre zugehöriges Verhalten gesetzt wird, das 1. die Würde einer natürlichen Person beeinträchtigt oder dies bezweckt und 2. von der von diesem Verhalten betroffenen Person als unerwünscht, unangebracht oder anstößig empfunden wird“.
    • § 4 Absatz 3 des Wiener Antidiskriminierungsgesetzes verbietet die Benachteiligung von Personen, die Ansprüche wegen Diskriminierung geltend gemacht haben, ein Verfahren eingeleitet haben oder als Zeug_in oder sonst wie in einem solchen Verfahren mitwirken.

 Unterschriften

  • Das Ansuchen ist von den dafür befugten Personen zu unterschreiben (außer bei Ansuchen auf Förderung bezirksorientierter Kulturangelegenheiten). Bei Vereinen ist die Vertretungsbefugnis in den Statuten meist in einem Paragrafen über die „Vertretung des Vereins nach außen“ geregelt. Auch dem Vereinsregisterauszug können die Statutenbestimmungen über die Vertretungsbefugnis des Vereins entnommen werden. Außerdem sind dort die aktuell vertretungsbefugten Personen namentlich genannt.

Erklärungen zur Kalkulationstabelle

Faksimile Kalkulationstabelle


Es gibt zwei Versionen der Kalkulationstabelle
•     detaillierte Kostenkalkulation für nicht bilanzierende Institutionen
•     detaillierte Kostenkalkulation für bilanzierende Institutionen


Für Vereine mit jährlichen Einnahmen oder Ausgaben von weniger als einer Million Euro ist die „detaillierte Kostenkalkulation für nicht bilanzierende Institutionen“ die richtige Tabelle. Wir gehen daher hier nur auf diese Kalkulationstabelle ein.
Bilanzierung ist eine Buchführungsmethode, die für Unternehmen, die mindestens zweimal hintereinander mehr als 400.000 Euro Umsatz im Jahr gehabt haben, vorgeschrieben ist. Vereine müssen erst ab jährlichen Einnahmen oder Ausgaben von mehr als einer Million Euro bilanzieren.

Das Tabellendokument besteht aus zwei Arbeitsblättern:
Arbeitsblatt 1: „Detail“
Die Spalte A enthält eine Auflistung verschiedener möglicher Einnahmen- und Ausgaben-Posten.
In die Spalte B, „Ansuchen“/„in Euro“, sind die entsprechenden Beträge zu den angeführten Einnahmen- und Ausgabe-Posten einzusetzen.
Die Prozentsätze in Spalte C werden automatisch berechnet.

Die Spalten D–H, „Abrechnung“, „Plan-Ist“ und „Anmerkungen“, werden für die Abrechnung des Projekts nach dessen Durchführung gebraucht.

 

  • Ausgaben
    Wir empfehlen, im unteren (gelben) Teil der Tabelle zu beginnen, bei den Ausgaben.
    Hier gibt es die Hauptgruppen „Künstlerischer Sachaufwand“, „Künstlerischer Personalaufwand“, „Verwaltung Sachaufwand“ und „Verwaltung Personalaufwand“.
    In jeder dieser Hauptgruppen werden verschiedene typische Aufwandsarten angeführt.
    Bei jeder der angeführten Aufwandsarten kann überlegt werden, ob hierfür beim konkret geplanten Projekt Kosten anfallen. Tun sie es, sind die voraussichtlichen Kosten in derselben Zeile in der Spalte B „Ansuchen“ einzutragen. Bei Aufwandsarten, für die beim konkret geplanten Projekt keine Kosten anfallen, wird das entsprechende Feld in der Spalte B „Ansuchen“ freigelassen.

    Zu den Personalkosten zählen alle Löhne, Gehälter, Sonderzahlungen und Honorare inklusive aller Lohnnebenkosten (Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung, Kommunalsteuer, Beitrag zur Mitarbeitervorsorgekasse, Dienstgeberanteil zum Familienlastenausgleichfonds, Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag) oder andere Abgaben (z. B. Abzugsteuer bei Künstler_innen ohne Wohnsitz in Österreich).

    Zu den Personalkosten Verwaltung sind alle Personalkosten zu rechnen, die nicht zu den künstlerischen Personalkosten zu zählen sind (z. B. Techniker_innen).

    Fallen in einem Bereich Kosten an, der in der Tabelle nicht angeführt ist, muss so vorgegangen werden:
    • Zuordnen der Aufwandsart zur richtigen Hauptgruppe (künstlerischer Sachaufwand, künstlerischer Personalaufwand, Verwaltung Sachaufwand oder Verwaltung Personalaufwand).
    • Eine ungenutzte Zeile auswählen, die vorgegebene Aufwandsart anklicken und durch die fehlende Aufwandsart ersetzen.


TIPP: Zur Orientierung bei der Berechnung der Personalkosten empfehlen wir die Honorarrichtlinien und Gehaltsschemen für Kulturvereine auf www.igkultur.at/projekte/fairpay/materialien-fair-pay zu beachten. Bei der Frage, ob Leistungen als Honorar ausbezahlt werden oder Personen angestellt werden, sind die arbeitsrechtlichen Bestimmungen zu beachten – siehe Broschüre
Kulturverein gründen und betreiben, Kapitel 15.
Zwischensummen der jeweiligen Blöcke und eine Gesamtsumme aller Ausgaben werden automatisch errechnet und angezeigt.

 

  • Einnahmen
    Nach den Ausgaben wendet man sich den Einnahmen zu – den blauen Zeilen im oberen Teil des Arbeitsblattes. Auch hier sind wieder einige Einnahmenmöglichkeiten (je nach Art des Projekts z. B. Karteneinnahmen, Sponsoring etc.) vorgegeben. Die einzelnen Einnahmenarten können editiert werden.
    Im Block „Einnahmen Subventionen“ sind alle Subventionen einzutragen, für die angesucht wird. Die Zeile Subvention MA 7 vorerst freilassen.
    Darauf folgen:
    Subvention Bezirk (Bezirkskulturförderung)
    Subventionen Stadt Wien, sonstige Dienststellen (z. B. Förderungen anderer Magistrate; die Zeile kann auch genutzt werden, wenn bei anderen Referaten der MA 7 ein Subventionsantrag gestellt wird; dann muss der Eintrag in der ersten Spalte entsprechend editiert werden)
    Subventionen Bund (z. B. Förderungen des Bundeskanzleramts)
    Subventionen andere (z. B. Förderungen durch Körperschaften wie der ÖH)
    Die Summe der Einnahmen wird automatisch errechnet und angezeigt.
  • Jahresergebnis
    Die Summe der Einnahmen minus der Summe der Ausgaben wird in der Tabelle (außer bei der Kalkulationstabelle für Filmförderungen) als „Jahresergebnis“ ausgewiesen.
    Das „Jahresergebnis“ heißt deswegen so, weil mehrere im Jahr geplante Projekte in einem Ansuchen zusammengefasst werden können.
    Die Differenz von Ausgaben und Einnahmen ist jener Betrag, der nun bei der MA 7 beantragt werden kann.
    Dieser Betrag ist in die Zeile „Subvention MA 7“ einzutragen.
    Nun muss die Summe aller Ausgaben genau gleich sein der Summe aller Einnahmen und das „Jahresergebnis“ genau 0,00 Euro betragen.
    Ist das nicht der Fall, sind die Beträge so lange anzupassen, bis die Summen von Ausgaben und Einnahmen gleich groß sind.

 

  • Eigendeckung, Besucher_innen, Anzahl
    Im unteren Teil des Arbeitsblattes „Detail“ findet sich – je nach Förderprogramm – eine weitere mehrteilige Tabelle:
    Eigendeckung in Prozent: Hier werden automatisch die Summen von Subventionen, Sondereinnahmen und Zinsen sowie von Ausgaben ohne Zinsen gebildet und der Eigendeckungsgrad errechnet. Hier ist nichts händisch einzutragen.

    Anzahl Besucher_innen: Hier sind – wenn sich das vorgesehene Projekt an Besucher_innen richtet – die erwarteten Besucher_innenzahlen aufgeschlüsselt nach erwarteten Besucher_innen mit Vollpreiskarten, ermäßigten Karten oder Freikarten einzutragen. Ist kein Eintrittsentgelt vorgesehen, sind alle erwarteten Besucher_innen als solche mit Freikarten einzutragen.

    Anzahl Veranstaltungen/Vorstellungen, Eigenproduktionen, Kooperationen/Koproduktionen, Gastspiele: Wenn derartige Angaben für das geplante Projekt gemacht werden können, sind sie in die entsprechenden Felder einzutragen.

    Stehen die abgefragten Angaben in keinem sinnvollen Bezug zum geplanten Projekt, können die entsprechenden Felder freigelassen werden.
  • Unterschrift der zeichnungsberechtigten Personen
    (außer bei Ansuchen auf Förderung bezirksorientierter Kulturangelegenheiten)
    siehe Subventionsansuchen

 

Arbeitsblatt 2: „Übersicht“

  • Organisation, Projekt, Abrechnungsjahr
    In den zugehörigen Feldern wurden automatisch die Angaben aus dem Arbeitsblatt „Detail“ übernommen. Sind die Felder leer, wurde vergessen, die entsprechenden Felder im Arbeitsblatt „Detail“ auszufüllen (in diesem Fall: gleich zurückblättern auf das andere Arbeitsblatt und nachholen!).
  • Rechtsform u. s. w.
    Im zweiten Block der Kalkulationstabellen der meisten Referate sind Angaben zu der das Ansuchen stellenden Institution (z. B. des Vereins) zu machen. Diese Angaben beziehen sich auf die Institution insgesamt, nicht nur auf das Projekt, für das das Ansuchen gestellt wird.
    • Rechtsform, z. B. Vereinkaufm. Leitung, z. B. des Vereins (wenn vorhanden, z. B. Kassier_in)
    • künstlerische Leitung, z. B. des Vereins (wenn vorhanden)
    • Anzahl der Mitarbeiter_innen Verwaltung (wenn z. B. der Verein angestellte oder freie Verwaltungsmitarbeiter_innen hat)
    • Anzahl der Mitarbeiter_innen künstl. Bereich (wenn z. B. der Verein künstlerische Mitarbeiter_innen hat)
    • Mietart (des Büros oder Lokals oder der Veranstaltungsstätte oder dergleichen z. B. des Vereins, z. B. Hauptmiete)
    • Mietkosten/Jahr (für das oben angeführte Büro, Lokal oder die Veranstaltungsstätte oder Ähnliches z. B. des Vereins)
    • Bei der Kalkulationstabelle für Ansuchen um Filmförderung sind Angaben zur geplanten Produktion zu machen.
  • Restliche Felder
    Der Großteil der restlichen Felder des Arbeitsblattes „Übersicht“ wird auf Basis der im Arbeitsblatt „Detail“ gemachten Angaben automatisch ausgefüllt.
    Je nach Förderprogramm (Referat) werden einzelne Zellen nicht automatisch ausgefüllt. Diese sind sinngemäß auszufüllen, sofern dazu Angaben gemacht werden können (z. B. „Auslastung“ bei allen Kalkulationstabellen außer für Film und Neue Medien).



Schritt 2: Bearbeitung des Ansuchens durch die Kulturabteilung

  • Der Eingang des Ansuchens wird von der Kulturabteilung MA 7 schriftlich bestätigt.
  • Über eine Subvention, das Ausmaß der Subvention oder eine Ablehnung entscheidet das jeweilige Referat – gegebenenfalls unter Berücksichtigung der Empfehlungen von Beirat, Jury oder Kommission.
  • Das jeweilige Referat teilt den Ansuchenden die Entscheidung mit.
  • Weicht die vorgesehene Förderung von der angesuchten um mehr als 10 Prozent und mehr als 3.000 Euro ab, muss das Ansuchen adaptiert werden.

Schritt 3: Zusage einer Subvention

  • Bei Zusage einer Subvention erhalten die Ansuchenden einen Brief.
  • Dieser enthält zwei Exemplare eines Schreibens mit
    • einer vorgedruckten Erklärung, sich mit den Subventionsbedingungen einverstanden zu erklären
    • einer „Erklärung der zur Führung der Vereinsgeschäfte und Vertretung nach außen befugten Vereinsorgane“ bzw. einer „Erklärung der verantwortlichen Organe der Gesellschaft“
  • Auf einem Exemplar dieses Schreibens sind beide Erklärungen von den dazu berechtigten Personen zu unterschreiben. (Jede Person, die unterschreiben muss, hat auf diesem Exemplar also zwei Unterschriften zu leisten.)
  • Das unterschriebene Exemplar muss an die Kulturabteilung retourniert werden.
  • Nach einer Zusage der Subvention wird die Fördersumme „nach Bedarf“ von der Kulturabteilung überwiesen (das heißt: nach Möglichkeit zu dem Zeitpunkt, zu dem das Geld gebraucht wird). Größere Subventionen ab ca. 50.000 Euro werden grundsätzlich in mehreren Tranchen überwiesen.

Schritt 4: Abwicklung des subventionierten Projekts

  • Sollten sich nach Abgabe des Ansuchens einschneidende Änderungen beim Projekt (Ort, Termin, Kosten ...) ergeben, sind das zuständige Referat der Kulturabteilung der Stadt Wien und bei Ansuchen an das Referat „Darstellende Kunst“ auch das Kuratorium davon unverzüglich in Kenntnis zu setzen. Zum Beispiel per E-Mail: „Die für 12. März 2016 im WUK geplante Veranstaltung wird geändert am 13. März 2016 in der Arena durchgeführt. Wir bitten um Kenntnisnahme und Zustimmung.“ Oder: „In der Kostenkalkulation kommt es zu folgenden Änderungen: ... Wir bitten um Kenntnisnahme und Zustimmung.“ Geringfügige Verschiebungen von Kosten innerhalb der Kalkulationshauptgruppen „Künstlerischer Sachaufwand“, „Künstlerischer Personalaufwand“, „Administration Sachaufwand“, „Administration Personalaufwand“ müssen nicht gemeldet werden.
    Jedenfalls ist zu melden, wenn Verschiebungen zwischen den Hauptgruppen mehr als 10 Prozent der jeweiligen Beträge oder mehr als 3.000 Euro ausmachen.
    Werden gröbere Änderungen ohne Zustimmung der Kulturabteilung durchgeführt, kann die zuerkannte Subvention widerrufen und die Rückzahlung der Subventionsmittel verlangt werden.
  • Bei allen Veröffentlichungen in Zusammenhang mit dem subventionierten Projekt (Bewerbung, Programmhefte, Filme, Websites, andere Publikationen ...) ist das Logo „WienKultur“ anzubringen und/oder auf andere Art auf die Subvention der Kulturabteilung der Stadt Wien hinzuweisen (zum Beispiel mit den Worten „Finanziert mit Mitteln der Kulturabteilung der Stadt Wien“).
    Das „Wien Kultur“-Logo kann hier heruntergeladen werden: www.wien.gv.at/kultur/abteilung/foerderungen/download-logo.html
  • In Hinblick auf die nach Projektabschluss erforderlichen Nachweise der Projektdurchführung und die Abrechnung sind bereits während der Projektdurchführung alle erforderlichen Druckwerke, anderen Veröffentlichungen und alle Belege aufzubewahren.

Schritt 5: nach Durchführung des Projekts

Bis zu dem im Zusageschreiben angegebenen Termin ist der Kulturabteilung zum Nachweis der Durchführung des Projekts zu übermitteln:

  • von allen Druckwerken wie Plakaten, Flyern, Einladungen, Prospekten, Programmen, Katalogen u. Ä., die in Zusammenhang mit dem subventionierten Projekt herausgegeben werden, je zwei Exemplare
  • von subventionierten Publikationen wie Büchern je drei Exemplare
  • von subventionierten Filmen auf DVD je vier Exemplare
  • Tätigkeitsbericht – gegebenenfalls mit Angaben zur Auslastung (z. B. Aufführungsorte und -zeiten, Anzahl der Besucher_innenplätze, Besucher_innenzahl, Anzahl verkaufter Karten zum Vollpreis und zum ermäßigten Preis, Anzahl von Freikarten etc.) – oder Forschungsbericht
  • Abrechnung bei Subventionen bis 5.000 Euro:
    • detaillierte Gesamteinnahmen- und Gesamtausgaben-Aufstellung:
      Dazu ist die Kalkulationstabelle des Ansuchens zu verwenden.
      Beim Ansuchen gemachte Angaben in der Spalte B „Ansuchen“ dürfen nicht verändert oder ergänzt werden, auch wenn die tatsächlichen Einnahmen oder Ausgaben abweichen.
      Alle Einnahmen und Ausgaben (nicht nur die Einnahmen aus Subventionen der MA 7 und nicht nur die Ausgaben, die mit den Subventionen der MA 7 bezahlt wurden) sind in Spalte D „Abrechnung“ des Tabellenblattes „Detail“ einzutragen. Die Spalten F bis H („Plan-Ist“ und „Anmerkungen“) müssen nicht beachtet werden.
    • Belegaufstellung und Belege müssen der Kulturabteilung bei Subventionen bis 5.000 Euro nicht übermittelt werden. Allerdings: Wenn die Kulturabteilung die Abrechnung einzelner stichprobenartig ausgewählter Projekte genauer kontrollieren möchte, kann sie Belegaufstellung und Belege nachfordern – zur Belegaufstellung siehe Abrechnung bei Subventionen über 5.000 Euro.
  • Abrechnung bei Subventionen über 5.000 Euro:
    • detaillierte Gesamteinnahmen- und Gesamtausgaben-Aufstellung:
      Dazu ist die Kalkulationstabelle des Ansuchens zu verwenden.
      Beim Ansuchen gemachte Angaben in der Spalte B „Ansuchen“ dürfen nicht verändert oder ergänzt werden, auch wenn die tatsächlichen Einnahmen oder Ausgaben abweichen.
      Alle Einnahmen und Ausgaben (nicht nur die Einnahmen aus Subventionen der MA 7 und nicht nur die Ausgaben, die mit den Subventionen der MA 7 bezahlt wurden) sind in Spalte D „Abrechnung“ des Tabellenblattes „Detail“ einzutragen.
      Bei Subventionen über 5.000 Euro sind die Spalten F, G und H zu beachten. Die Abweichungen der Abrechnungsbeträge in den Spalten D und E von den Beträgen des Ansuchens in den Spalten B und C werden automatisch errechnet und in den Spalten F und G („Plan-Ist“) angezeigt.
      Wenn diese Abweichung bei der Gesamtsumme einer Hauptgruppe („Einnahmen Subvention“, „Haupteinnahmen“, „Nebeneinnahmen“, „Ausgaben künstlerischer Sachaufwand“, „künstlerischer Personalaufwand“, „Verwaltung Sachaufwand“, „Verwaltung Personalaufwand“) mehr als 10 Prozent oder mehr als 3.000 Euro ausmacht, ist die Abweichung in der Spalte H „Anmerkungen“ zu erklären. Da derartige Abweichungen vom Ansuchen ja bereits zum frühestmöglichen Zeitpunkt der Kulturabteilung mitgeteilt werden müssen, sollte auch angegeben werden, wann diese Mitteilung erfolgte („E-Mail vom ...“).
    • Belegaufstellung
      Für jede Einnahme und jede Ausgabe muss es einen Beleg geben (Rechnung, Honorarnote o. Ä.). Diese Belege sind in chronologischer Reihenfolge (also nach Datum geordnet) in eine Belegaufstellung einzutragen. Bei Subventionen für einzelne Projekte sind alle Belege, die in Zusammenhang mit dem Projekt stehen, einzutragen (also nicht nur der Überweisungsbeleg der Kulturabteilung und die Rechnungen, die mit Subventionen der Kulturabteilung bezahlt wurden, sondern alle). Bei Jahressubventionen sind alle Belege des gesamten Jahres einzutragen, d. h. sämtliche Zahlungsvorgänge der ansuchenden Institution müssen ersichtlich sein!
    • Die Belege selbst müssen der Kulturabteilung nicht übermittelt werden. Allerdings: Wenn die Kulturabteilung die Abrechnung einzelner stichprobenartig ausgewählter Projekte genauer kontrollieren möchte, kann sie die Vorlage der Originalbelege nachfordern.

Erfordernisse an Rechnungen und Honorarnoten, damit sie von der Kulturabteilung als „Originalbelege“ anerkannt werden:

  • Im Unterschied zu den Erfordernissen einer Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz müssen Rechnungen und Honorarnoten einen Stempel oder eine Unterschrift beinhalten und dürfen nicht kopiert oder eingescannt sein, um von der Kulturabteilung als „Originalbeleg“ anerkannt zu werden.
  • Honorarnoten müssen abweichend vom Umsatzsteuergesetz unabhängig von der Höhe folgende Angaben enthalten:
    • Ausstellungsdatum
    • Name und Adresse der Person oder Institution oder des Unternehmens, die/das nach erbrachter Leistung die Honorarnote stellt
    • Name und Adresse der_des Rechnungsempfängers_in (des Vereins, der anderen juristischen Person, der eingetragenen Personengesellschaft oder bei Filmprojekten der Einzelperson, der/die das Subventionsansuchen gestellt hat)
    • Art der Leistung
    • Leistungszeitraum
    • Leistungsumfang
    • Unterschrift der_des Honorarnotenlegers_in
    • Bei Barauszahlungen ist zusätzlich der Vermerk „Betrag bar erhalten“ anzuführen.

Mit Honorarnoten dürfen aus sozialversicherungsrechtlichen Gründen nur erbrachte Leistungen und nicht Arbeitsstunden abgerechnet werden. Bitte Kapitel „Der Verein als Arbeitgeber/Auftraggeber“ in der Broschüre Kulturverein gründen und betreiben beachten!

  • Taxirechnungen müssen, um von der Kulturabteilung anerkannt zu werden, enthalten:
    • Name des Vereins, der anderen juristischen Person oder der eingetragenen Personengesellschaft, die das Subventionsansuchen gestellt hat
    • Datum
    • Beförderungsweg
    • Zweck beziehungsweise Grund der Taxifahrt

  • Reisekostenbelege müssen, um von der Kulturabteilung anerkannt zu werden, enthalten:
    • Angabe des Zwecks beziehungsweise Grundes für In- und Auslandsreisen (zum Beispiel ausländische Künstler_innen)
    • Originalrechnung des Reisebüros (Anspruch an „Originalbelege“ siehe oben)
    • nach Möglichkeit das Originalticket
    • Vermerk des damals gültigen Wechselkurses (möglichst mit Bankbeleg)

  • Lebensmittel- und Getränke-Rechnungen werden von der Kulturabteilung grundsätzlich nicht bezahlt.
    Ausnahme: Wenn zur Verwirklichung des Projekts die Verpflegung von Künstler_innen und anderen beteiligten Personen unbedingt nötig ist, zum Beispiel bei längeren Filmdreharbeiten. Die Anerkennung von Kosten für Buffets bei Veranstaltungen sollten mit dem jeweiligen Referat im Vorhinein abgeklärt werden.

 

 


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