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>>  IG Kultur Wien • Kulturinfoservice • Kulturverein gründen und betreiben • 8. Organe des Vereins • 8.1 Mitgliederversammlung • 
Kulturinfoservice Wien

8.1 Mitgliederversammlung

 

 


Die Mitgliederversammlung* ist das höchste Organ eines Vereins. Sie dient der gemeinsamen Willensbildung der Mitglieder. Hier wird gemäß Statuten über die Tätigkeiten des Vereins beraten und entschieden, Statutenänderungen beschlossen und die Mitglieder des Leitungsorgans (des „Vorstands“, siehe Kapitel 8.2) sowie die Rechnungsprüfer_innen (siehe Kapitel 8.3) gewählt.



* Wie die Mitgliederversammlung genannt wird, ist dem Verein freigestellt. Sie kann auch – wie früher üblich – „Generalversammlung“, „Vollversammlung“ oder sonst wie bezeichnet werden. In den Statuten ist dann aber zu definieren, dass es sich dabei um die Mitgliederversammlung im Sinne des Vereinsgesetz handelt.  



Die Mitgliederversammlung ist gemäß § 5 Abs. 2 VerG zumindest alle fünf Jahre vom Leitungsorgan einzuberufen. In den Statuten kann aber auch ein kürzeres Intervall festgelegt werden. Zusätzlich ist die Möglichkeit vorzusehen, dass auf Verlangen von mindestens 10 Prozent der Mitglieder eine Mitgliederversammlung vom Leitungsorgan einzuberufen ist. Es ist auch möglich, dafür einen geringeren Prozentsatz festzulegen. Erschwert darf die Durchsetzung dieses gesetzlich vorgeschriebenen Rechts allerdings nicht werden, indem etwa ein größerer Prozentsatz vorgeschrieben wird.

 

 



Die Aufgaben der Mitgliederversammlung sind laut Vereinsgesetz:

  • gemeinsame Willensbildung der Vereinsmitglieder (§ 5 Abs. 1 VerG)

  • Bestellung des Aufsichtsorgans (wenn es eines gibt; zumeist nur für größere Vereine relevant; § 5Abs. 4 VerG)

  • Bestellung der Rechnungsprüfer_innen bzw. der_des Abschlussprüfer/s_in (§ 5 Abs. 5 VerG)

  • Entgegennahme von Informationen des Leitungsorgans über Tätigkeit und Gebarung des Vereins (§ 20 VerG)

  • Entgegennahme des Rechnungsprüfungsberichtes über den geprüften Rechnungsabschluss (§ 21 Abs. 4 VerG iVm § 22 VerG)

  • Entgegennahme der Mitteilung der Rechnungsprüfer_innen über schwere Verstöße des Leitungsorgans gegen Rechnungslegungspflichten (§ 21 Abs. 5 VerG)

  • Bestellung einer_s Sondervertreter/s_in zur Geltendmachung von Ersatzansprüchen des Vereins gegen eine_n Organwalter_in (§ 25 Abs. 1 VerG)


Weitere Aufgaben der Mitgliederversammlung sind in den Statuten zu regeln:

Dazu zählen:

  • Wahl des Leitungsorgans

  • Entlastung des Leitungsorgans. Diese „Entlastung“ ist nicht gesetzlich geregelt. In vielen Vereinen empfehlen die Rechnungsprüfer_innen bei zufriedenstellendem Ergebnis ihrer Prüfungen, den Vorstand zu „entlasten“. Mit einer solchen „Entlastung“ ist in der Regel gemeint, dass der Verein auf allfällige Schadenersatzansprüche gegen die „entlasteten“ Vorstandsmitglieder verzichtet. Die „Entlastung“ wirkt aber nur im Innenverhältnis des Vereins. Gegenüber Gläubiger_innen außerhalb des Vereins können die „entlasteten“ Mitglieder des Leitungsorgans weiterhin haften. Selbstverständlich kann die „Entlastung“ auch verweigert werden oder nur teilweise (nur für bestimmte Bereiche oder nur für bestimmte Mitglieder des Leitungsorgans) erfolgen.

  • Beschlussfassung über Voranschläge

  • Beschlussfassung über Mitgliedsbeiträge

  • Beschlussfassung über Statutenänderungen


Die Verantwortung für die Einberufung der Mitgliederversammlung, deren Zeitpunkt, Form und Inhalt sind in den Statuten zu regeln.

In der Regel ist das Leitungsorgan für die Einberufung der Mitgliederversammlung verantwortlich. Unter bestimmten Bedingungen sind es auch die Rechnungsprüfer_innen oder – je nach Statuten – sogar Mitglieder.

Die Mitgliederversammlung ist nicht zwingend in Form eines Zusammentreffens von Mitgliedern an einem bestimmten Ort abzuhalten. Sie kann auch virtuell in Form einer Videokonferenz oder auf anderen elektronischen Wegen erfolgen, wenn dabei die gemeinsame Willensbildung und die diskriminierungsfreie Beteiligung an Abstimmungen und Wahlen nicht eingeschränkt wird und wenn dies in den Statuten als mögliche Form der Durchführung einer Mitgliederversammlung angeführt ist.



In den Statuten ist festzulegen, wann und wie die Mitglieder von der Mitgliederversammlung und deren Tagesordnung informiert werden müssen.


Zweckmäßig kann es sein, die Mitglieder

  • spätestens vier Wochen vor der Mitgliederversammlung unter Angabe von Zeitpunkt und Ort sowie der vorläufigen Tagesordnung einzuladen

  • in der Einladung zu informieren, dass sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt (z. B. zwei Wochen vor der Mitgliederversammlung) weitere Anträge an die Mitgliederversammlung stellen oder sich als Kandidat_in für allfällige Wahlen melden können

  • spätestens eine Woche vor der Mitgliederversammlung über die endgültige Tagesordnung und gegebenenfalls über die vollständige Kandidat_innenliste zu informieren.


Die Fristen können freilich je nach Möglichkeiten und Erfordernissen des Vereins angepasst werden. Sie müssen jedoch in den Statuten stehen.


Ebenso ist festzulegen, auf welchem Weg die Einladungen und Informationen erfolgen müssen, schriftlich per Brief, per Fax, per E-Mail oder persönlich oder zumindest auf einem dieser Wege.


Wer die Versammlung leitet (moderiert), ist in den Statuten festzulegen.


Der Ablauf der Mitgliederversammlung, das Verfahren mit Anträgen, der Ablauf von Abstimmungen und Wahlen, die Möglichkeiten des Abbrechens sich endlos ziehender Debatten, können in eigenen Geschäftsordnungen geregelt werden. In nicht vorhersehbaren Anlassfällen kann darüber auch während der Mitgliederversammlung von den Mitgliedern entschieden werden.


Das Stimmrecht und Wahlrecht ist in den Statuten geregelt. Dabei kann auch vorgesehen werden, dass sich Mitglieder von anderen Personen vertreten lassen. Die Bedingungen dafür, wer wen wie und wobei vertreten kann, sind ebenfalls in den Statuten festzuschreiben. Gibt es auch juristische Personen (z. B. andere Vereine) als Mitglieder, ist in den Statuten zu regeln, wer bzw. wie viele natürliche Personen die juristische Personen vertreten dürfen, ob eine Vertreter_in einer juristischen Person mehr Stimmgewicht hat und, wenn ja, wie dieses realisiert wird.

 

Wir machen eine Mitgliederversammlung. Was muss das Leitungsorgan tun? 

1.) Nachlesen in den Statuten, was darin über die Einladung zu und die Durchführung von Mitgliederversammlungen steht und umsetzen.


2.) Termin für die Prüfung von Finanzgebarung und Mittelverwendung mit Rechnungsprüfer_innen vereinbaren.


3.) Einladung an die Mitglieder

x Wochen (Frist laut Statuten) vor dem Zeitpunkt der Mitgliederversammlung: Versenden einer Einladung an alle Mitglieder (als Brief oder E-Mail, je nachdem, was die Statuten vorschreiben).


Muster für eine Einladung: 

Einladung zur Mitgliederversammlung des Vereins „[Vereinsname]“

am [Datum] um [Uhrzeit]

in [Adresse des Ortes, an dem die Mitgliederversammlung stattfindet].


Vorläufige Tagesordnung:

  • Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

  • Diskussion und Beschlussfassung über Anträge an die Mitgliederversammlung

Antrag von […]: […] (Antrag als Beilage)

Antrag von […]: […] (Antrag als Beilage)

Antrag von […] auf Statutenänderung: […] (Antrag als Beilage)

[...]

  • Bericht des Leitungsorgans über Tätigkeiten und Finanzgebarung

  • Bericht der Rechnungsprüfer_innen

  • Abstimmung über Entlastung des Leitungsorgans

  • Neuwahl des Leitungsorgans

vorläufige Kandidat_innenliste:

[Name. weitere Angaben]

[Name, weitere Angaben]

[...]

  • Neuwahl der Rechnungsprüfer_innen

vorläufige Kandidat_innenliste:

[Name. weitere Angaben]

[Name, weitere Angaben]

[...]

  • Allfälliges

  • Ende der Mitgliederversammlung


Weitere Anträge an die Mitgliederversammlung können bis [Datum gemäß Statuten] [schriftlich, per E-Mail … – gemäß Statuten] an das Leitungsorgan gestellt werden. Ebenso können sich bis zu diesem Zeitpunkt noch weitere Kandidat_innen für die Wahl des Leitungsorgans und der Rechnungsprüfer_innen melden.


Mit freundlichen Grüßen,

[Name und Funktion einer oder mehrerer Mitglieder des Leitungsorgans]


4.) Zweite Einladung an die Mitglieder:

Zum Zeitpunkt des Ablaufs der bekanntgegebenen Frist für das Stellen weiterer Anträge oder für Kandidaturen: Ergänzung der Tagesordnung und der Kandidat_innenliste und Aussenden einer neuen Einladung mit der nun definitiven Tagesordnung und Kandidat_innenliste.


5.) Rechnungsprüfer_innen prüfen Finanzgebarung des Vereins sowie die Mittelverwendung anhand der vom Leitungsorgan vollständig zur Verfügung gestellten (oder zur Einsichtnahme bereitgestellten) Unterlagen und erstellen einen Prüfbericht, der dem Leitungsorgan und den Mitgliedern des Vereins bei der Mitgliederversammlung präsentiert wird. Jede Rechnungsprüfer_in entscheidet, ob sie_er eine Entlastung des Leitungsorgans oder eine teilweise Entlastung vorschlägt oder davon abrät.


6.) Vorbereiten der Berichte des Leitungsorgans an die Mitgliederversammlung


7.) Klären, wer und in welcher Form die Mitgliederversammlung protokolliert. (Auch Ton- oder Videoaufzeichnungen sind prinzipiell möglich, wenn dies den Mitgliedern mitgeteilt wird und ihnen die Möglichkeit eingeräumt wird, die Aufzeichnung ihrer Wortmeldungen zu verweigern. Es ist aber in jedem Fall zu empfehlen, auch ein schriftliches Protokoll anzufertigen, in dem zumindest die Beschlüsse und Wahlergebnisse inklusive Stimmenzahl festgehalten werden.)


8.) Abhalten der Mitgliederversammlung gemäß Tagesordnung

(Statutenbestimmungen beachten! Abänderungsanträge oder Gegenanträge zu fristgerecht eingebrachten und in der Tagesordnung enthaltenen Anträgen können auch noch im Zuge der Diskussion der ursprünglichen Anträge gestellt werden. Ebenso ist es möglich, im Zuge der Diskussion von Anträgen eine Vertagung zu beantragen. Wenn in den Statuten nicht geregelt ist, dass Anträge bis zu einem bestimmten Zeitpunkt eingebracht werden müssen, können während der Mitgliederversammlung auch zusätzliche Anträge gestellt werden.)


9.) Fand eine Neuwahl des Leitungsorgans statt, schickt das neue Leitungsorgan innerhalb von vier Wochen der Vereinsbehörde eine „Anzeige der Änderung der organschaftlichen Vertreter_innen“ mit der Liste aller vertretungsbefugten Mitglieder des neugewählten Leitungsorgans.

Wurde eine Statutenänderung beschlossen, schickt das Leitungsorgan innerhalb von vier Wochen der Vereinsbehörde eine „Anzeige einer Statutenänderung“.

Wurde eine Änderung der Statuten beschlossen, die Einfluss auf steuerliche Begünstigungen hat, meldet das Leitungsorgan diese Statutenänderung innerhalb eines Monats an das zuständige Finanzamt. (Dies ist bei sinnvoller Auslegung der Vereinsrichtlinien nur erforderlich, wenn vorher oder nachher Steuerpflicht besteht, ansonsten ist das Finanzamt an der Statutenänderung nicht interessiert. Eine auf steuerliche Begünstigung Einfluss nehmende Änderung der Statuten ist u. a. jede Änderung von Vereinszwecken, Tätigkeiten und Mittelaufbringungen.)

Weitere Informationen wie z. B. ein Protokoll der Mitgliederversammlung, die Daten von Rechnungsprüfer_innen oder von nicht vertretungsbefugten Mitgliedern des Leitungsorgans sind NICHT an die Behörden zu schicken.  


 

    

 

 


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